> FocusUnimore > numero 38 – luglio 2023
In un presente segnato da cambiamenti veloci e avvenimenti imprevedibili, l’Università di Modena e Reggio Emilia riconosce l’importanza della comunicazione, sia interna sia esterna, per il suo ruolo centrale nel promuovere e valorizzare l’identità dell’ateneo.
Questa consapevolezza ha da ultimo guidato il nostro approccio alla pianificazione delle attività comunicative, delineato nel Piano di Comunicazione di Ateneo 2023-2025, approvato lo scorso 13 giugno dagli Organi Accademici (https://www.unimore.it/comunicazione/docs/Piano-comunicazione2023-2025.pdf ), nel solco delle Linee guida sulla comunicazione, approvate a novembre del 2020 (https://www.unimore.it/comunicazione/docs/LineeGuidaComunicazioneAteneo.pdf).
La comunicazione è diventata un elemento centrale in ogni settore della società, compreso l’ambito universitario. Da qui l’importanza del Piano, la cui finalità è di gestire efficacemente i processi di comunicazione di Unimore e delle sue articolazioni, per sostenere e valorizzare l’identità dell’Università e le sue strategie in tutti i settori e gli ambiti.
L’importanza di un tale documento programmatico va oltre la mera gestione dei processi ordinari ma, anzi, mira a promuovere e valorizzare elementi di primaria importanza, quali la qualità dell’offerta formativa, l’interazione con il pubblico e il coinvolgimento della comunità accademica.
Per farlo, ci siamo basati su una serie di azioni mirate a sostenere diversi aspetti della comunicazione, come il rafforzamento dell’identità di Unimore e l’implementazione di un linguaggio di comunicazione efficace e sempre pienamente inclusivo (così come previsto anche dalle “Linee guida sull’utilizzo di una terminologia appropriata e non stigmatizzante in Ateneo”: https://www.unimore.it/comunicazione/docs/Vademecum-TERMINIDISABILITADSA.pdf ).
Queste azioni saranno realizzate in diverse fasi, in base alla priorità e alle risorse disponibili, e saranno monitorate in maniera frequente.
Il Piano di Comunicazione, dunque, si propone come strumento di pianificazione che permette di programmare e gestire le azioni di comunicazione finalizzate al raggiungimento degli obiettivi istituzionali di Unimore.
In ottemperanza alle disposizioni normative, in particolare alla legge 150 del 2000 che disciplina le attività di comunicazione delle amministrazioni pubbliche, Unimore si impegna a rispettare i principi di trasparenza, chiarezza, tempestività, accuratezza e accessibilità nelle sue attività informative e di condivisione di notizie.
Per garantire che ogni azione di comunicazione sia ben pianificata e allineata con la strategia generale, il documento è stato redatto dallo Staff di Direzione con il coordinamento della Dott.ssa Serena Benedetti. Quest’ultimo coordina le attività di comunicazione interna ed esterna, con l’ausilio di uffici dedicati come l’Ufficio Relazioni con il Pubblico (URP), l’Ufficio Stampa e l’Ufficio Comunicazione e Relazioni Esterne e la collaborazione della Fondazione Marco Biagi.
L’implementazione del Piano richiede un livello elevato di coordinamento e cooperazione tra i vari livelli dell’Ateneo, a cominciare da quelli dipartimentali: tale funzione è rivestita dal Tavolo dei Referenti Comunicazione. Quest’ultimo, istituito con l’approvazione del Senato Accademico nel 2020, gioca un ruolo fondamentale nell’attuazione di tale programmazione strategica.
Il Tavolo è composto da rappresentanti di tutti i Dipartimenti dell’Ateneo. Ciò garantisce che tutte le voci siano ascoltate e che tutte le attività di comunicazione siano allineate con gli obiettivi e le priorità dell’Università mediante il costante coinvolgimento delle strutture dipartimentali.
Un simile consesso, riunito con cadenze regolari e costanti nel tempo, ha anche il compito di garantire che le diverse parti dell’Università collaborino efficacemente per raggiungere gli obiettivi del Piano. Questo può comportare, ad esempio, la condivisione di risorse e competenze, e l’assicurazione che tutte le attività di comunicazione siano coerenti con la visione e i valori di Unimore.
In sostanza, il Tavolo dei Referenti Comunicazione è elemento-chiave dell’implementazione del Piano di Comunicazione. Attraverso il lavoro dei suoi componenti, ai quali va un grande ringraziamento per il tempo dedicato e l’attività sviluppata nel tempo, assicura che la comunicazione all’interno dell’Università di Modena e Reggio Emilia sia sempre coordinata nel perseguire gli obiettivi strategici dell’ateneo.
Il Piano è strutturato per obiettivi, ognuno dei quali è declinato in una serie di azioni specifiche, ossia in attività concrete da realizzare.
Questo approccio permette non solo di specificare le attività da svolgere, ma anche di definire i responsabili di ciascuna azione, stabilire i tempi di realizzazione e prevedere le risorse necessarie. Allo stesso tempo, ciò favorisce un monitoraggio periodico dell’andamento delle attività. Ogni azione è progettata per contribuire al raggiungimento di un obiettivo specifico e ha un suo proprio arco temporale, stabilito in funzione della sua complessità, delle risorse disponibili e delle priorità stabilite.
La programmazione e la pianificazione non si occupano solo delle attività di routine o consolidate, che pur essendo di grande importanza, sono già parte integrante dell’operatività quotidiana degli uffici responsabili. Al contrario, pongono l’accento su “attività innovative”, cioè tutte quelle attività che rappresentano un cambiamento o un miglioramento rispetto a ciò che è stato fatto in precedenza. Queste possono includere nuove strategie di comunicazione, l’uso di nuovi canali o tecnologie, o l’implementazione di nuovi processi o procedure.
La nostra strategia è orientata alla creazione di un rapporto di fiducia e trasparenza con tutti gli interlocutori dell’Ateneo, inclusi studenti, docenti, personale, collaboratori, istituzioni partner, media e la società in generale. Pertanto, il Piano considera tutte le forme di comunicazione e i diversi canali attraverso i quali si possono raggiungere e coinvolgere i diversi destinatari.
In questo contesto, l’ambito digitale riveste un ruolo cruciale. L’utilizzo di canali di comunicazione digitale consente di raggiungere un pubblico più ampio e diversificato, di interagire in modo efficace e tempestivo, nonché di monitorare facilmente l’efficacia delle nostre attività, come si illustra in un articolo specificamente dedicato a questi temi nel presente numero.
Unimore intende sfruttare appieno le opportunità offerte dal digitale, non solo per comunicare, ma anche per stimolare la partecipazione e il dialogo. Prova ne sia la sempre maggiore centralità della radio universitaria FSC-Unimore, strumento fondamentale nella programmazione di una grande percentuale di attività comunicative rivolte sia all’interno sia all’esterno, che vedono – come si spiega nell’articolo dedicato a questa nuova iniziativa – protagonisti studenti e studentesse ma anche valorizzati tanti progetti e iniziative promosse all’interno dell’Ateneo.
Il Piano non è dunque solamente un documento programmatico ma anche e soprattutto un punto di riferimento per tutti coloro che, all’interno dell’Università, sono coinvolti nelle attività di comunicazione. Si tratta di un percorso che vuole coinvolgere tutti gli attori, valorizzando le loro competenze e il loro apporto, e che richiede impegno, collaborazione e responsabilità da parte di tutti e tutte.
Tale strumento consente peraltro, come attestano gli altri articoli raccolti in questo numero, di dare visibilità alle tante iniziative che Unimore promuove e che richiedono un approccio comunicativo diversificato e sempre messo a punto con precisione e rigore.
Attraverso il Piano di Comunicazione, Unimore intende ribadire il valore strategico della comunicazione per il suo sviluppo e per il raggiungimento dei suoi obiettivi nonché gestire efficacemente tutte le sue attività in sintonia con la sua missione, la sua visione e i suoi valori: l’obiettivo, costante, è quello di valorizzare il proprio ruolo e la propria identità all’interno del panorama accademico italiano e internazionale.
Delegato alla comunicazione e Portavoce di Ateneo